Privacybeleid.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Operator Elite is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij zelf verwerken bij contactverzoeken en onze zakelijke dienstverlening.

Operator Elite
Correspondentieadres: Postbus 200, 5700 AE Helmond (geen bezoekadres)
KvK: 99891646
Btw-id: NL005416485B28
Telefoon: 0492 234 512
E-mail: info@operator-elite.com
Website: www.operator-elite.nl

2. Voor wie geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor bezoekers van onze openbare website, mensen die contact opnemen, geïnteresseerden in onze opleidingen of softwarediensten, potentiële klanten, opdrachtgevers, leveranciers en andere zakelijke contacten. Voor een eventuele afzonderlijke leeromgeving kunnen daarnaast eigen privacy-informatie en specifieke afspraken gelden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie en het contact kan het gaan om naam, organisatie, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, gegevens uit een bericht of aanvraag, correspondentie en afspraken, offerte- en contractgegevens en, bij een opdracht, administratieve en factuurgegevens. Wanneer dit voor de dienstverlening nodig is, kunnen ook informatie over rollen, contactpersonen of voortgang worden verwerkt.

Bij technisch gebruik van de website kan de hostingpartij onder meer het IP-adres, de bezochte pagina, datum en tijd, browser- en apparaatgegevens en veiligheids- of foutmeldingen verwerken. Wij vragen je geen medische, strafrechtelijke of andere bijzondere persoonsgegevens via een eerste contactverzoek te versturen.

4. Hoe ontvangen wij gegevens?

Meestal rechtstreeks van jou: wanneer je belt of e-mailt, een kennismaking of quickscan aanvraagt, informatie over opleidingen vraagt, een offerte aanvraagt of met ons samenwerkt. Zakelijke gegevens kunnen ook via een contactpersoon van je organisatie worden ontvangen. Bij websitebezoek kunnen technische loggegevens automatisch ontstaan.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken te plannen, verzoeken en offertes te behandelen, opdrachten uit te voeren, contact te onderhouden met betrokken medewerkers, facturen te verwerken, administratie bij te houden, klachten en geschillen af te handelen, onze systemen te beveiligen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij sturen geen ongevraagde e-mailnieuwsbrieven. Als wij later een nieuwsbrief aanbieden, vragen wij daarvoor afzonderlijk om een passende toestemming en bieden we een afmeldmogelijkheid.

6. Op welke rechtsgronden verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van het doel baseren wij de verwerking op (a) het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan een overeenkomst, (b) een wettelijke verplichting, zoals de fiscale administratie, (c) een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, administratieve communicatie of het zorgvuldig afhandelen van zakelijke vragen, of (d) toestemming wanneer die volgens de wet vereist is. Bij een gerechtvaardigd belang wegen wij dit af tegen de belangen van betrokkenen.

7. Contactpagina, e-mail en telefonie

Wanneer je het contact-, opleidings- of demonstratieformulier verstuurt, worden de door jou ingevulde gegevens via een beveiligde verbinding naar onze websiteserver bij Hetzner gestuurd en per e-mail doorgestuurd naar Operator Elite. Voor de verzending gebruiken wij STRATO als e-maildienstverlener. De formulierinhoud wordt niet in een afzonderlijke websitecontactendatabase opgeslagen; het bericht wordt wel opgeslagen en verwerkt in het ontvangende e-mailpostvak. Wij gebruiken de gegevens om je aanvraag te behandelen.

Voor zakelijke telefonie maken wij gebruik van een externe telefoniedienst. Daarbij kunnen belgegevens, zoals tijdstip en telefoonnummer, worden verwerkt voor het tot stand brengen en afhandelen van gesprekken. Deze openbare website maakt geen eigen gespreksopnamen. Of een gespreksdienst opnamen ondersteunt of gebruikt, staat los van dit webformulier en vergt afzonderlijke beoordeling en informatie wanneer dat wordt geactiveerd.

8. Websitehosting en loggegevens

De openbare website en de formulierdienst draaien op een server bij Hetzner. De server verwerkt gegevens die nodig zijn om je aanvraag te leveren en misbruik te beperken. Voor opleidingsaanvragen gebruiken wij een beveiligd intern aanvragenregister. Daarin worden het aanvraagnummer, de naam, het e-mailadres, de gekozen opleiding en eventueel opgegeven bedrijfs- en telefoongegevens vastgelegd. De vrije berichttekst wordt niet in dit register opgeslagen; de maildienst en technische webserver kunnen de voor hun werking noodzakelijke log- en aflevergegevens verwerken. Wij beoordelen de verwerking en bewaartermijnen van de betrokken dienstverleners.

9. Cookies, analyse en externe inhoud

De huidige statische website plaatst zelf geen advertentie- of trackingcookies, laadt geen externe advertentiepixels, webanalytics, lettertypebibliotheken, kaarten of vertaalwidgets en voert geen commerciële bezoekersprofilering uit. Functionele cookies kunnen later worden ingezet wanneer een nieuwe websitefunctie ze nodig heeft; dan informeren wij je daarover. Niet-noodzakelijke cookies en diensten die toestemming vereisen, activeren wij pas nadat die toestemming is verkregen.

10. Opleidingsinformatie en AI Academy

Bij een vraag over een opleiding gebruiken wij de contactgegevens uitsluitend om het informatieverzoek af te handelen of afspraken over een training te maken. De openbare website registreert momenteel niet automatisch een opleidingsaccount. Wanneer de afzonderlijke AI Academy accounts, leerresultaten, voortgang of toetsgegevens verwerkt, leggen wij de specifieke verwerkingen, bewaartermijnen, beveiliging en betrokken leveranciers voor die omgeving apart vast en maken wij die informatie toegankelijk vóór gebruik.

11. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Voor zover noodzakelijk kunnen gegevens worden verwerkt door partijen die ons helpen met e-mail en zakelijke communicatie, telefonie, hosting, IT-beveiliging, boekhouding of andere administratieve diensten. Ook kunnen professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties gegevens ontvangen wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is. Met verwerkers maken wij waar passend schriftelijke afspraken over het gebruik en de beveiliging van de gegevens. Wij delen gegevens niet voor de eigen reclameactiviteiten van derden.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordelen wij welke regels van toepassing zijn en of een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen nodig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit of contractuele beschermingsmaatregelen. De feitelijke leveranciers en locaties worden bij de definitieve publicatie en bij relevante wijzigingen opnieuw beoordeeld.

13. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan voor het doel of vanwege wettelijke verplichtingen noodzakelijk is. Wij hanteren in beginsel de volgende richtlijnen: contactaanvragen zonder vervolgopdracht maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact; niet-uitgevoerde offertes en voorbereidende correspondentie in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste contact; klant- en opdrachtgegevens zolang nodig voor uitvoering, administratie of rechtsbescherming; fiscaal relevante administratie doorgaans 7 jaar, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Beveiligings- en serverlogs bewaren wij niet langer dan voor een passend technisch doel nodig is. Verwijdering gebeurt eerder wanneer de gegevens niet meer nodig zijn en geen bewaarplicht geldt.

14. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeperking, sterke aanmeldbeveiliging, actuele software, beveiligde verbindingen en afspraken met dienstverleners waar nodig. Bij een vermoedelijk incident onderzoeken wij de gevolgen en welke maatregelen of meldingen vereist zijn. Volledige risicoloosheid kan niet worden gegarandeerd.

15. Welke privacyrechten heb je?

Je kunt, afhankelijk van de omstandigheden, vragen om inzage, correctie, aanvulling, verwijdering of beperking van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, in daarvoor geldende situaties gegevensoverdraagbaarheid vragen en een gegeven toestemming intrekken. Niet elk verzoek leidt automatisch tot verwijdering; soms moeten gegevens wettelijk worden bewaard.

16. Hoe dien je een privacyverzoek in?

Stuur je verzoek naar info@operator-elite.com en geef aan om welk recht het gaat. Als het nodig is om misbruik te voorkomen, kunnen wij een passende identiteitscontrole vragen. Verstuur niet uit jezelf een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wij reageren in beginsel binnen één maand en informeren je wanneer de wettelijke termijn in een complexe situatie moet worden verlengd.

17. Waar kun je een klacht indienen?

Bij vragen of klachten over onze gegevensverwerking kun je rechtstreeks contact met ons opnemen. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Voor bezoekers van deze openbare website nemen wij geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor hen hebben. Aanvragen worden door ons beoordeeld.

19. Wijzigingen in dit beleid

Wanneer onze website, diensten, leveranciers of de wetgeving veranderen, kunnen wij dit privacybeleid actualiseren. De laatst bijgewerkte datum staat bovenaan deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen beoordelen wij ook of aanvullende informatie of toestemming noodzakelijk is.

20. Contact

Heb je een privacyvraag? Neem contact op met Operator Elite via info@operator-elite.com of 0492 234 512. Ons correspondentieadres is Postbus 200, 5700 AE Helmond.